В основе Scrum-системы лежит процесс повторяющихся за небольшое время (от 1 до 4 недель) действий (спринтов), предоставляющий конечному пользователю продукт с приоритетными бизнес-возможностями. Максимально доступный инструмент для этого – Trello
Эффективность Скрам
Впервые о Scrum заговорили японцы Такэути и Нонака, которые сделали вывод, что проекты, которые выполняет группа разнопрофильных специалистов, обычно оказываются лучшими.
Возможности реализации проекта обрисовывают в начале спринта во время планирования. Они не могут меняться на всем протяжении действия. Строгие временные рамки придают процессу в целом гибкость и предсказуемость.
Такой метод управления проектами широко используется при работе с нематериальными ресурсами – разработке, дизайне, проектировании. При этом создается продукт, отвечающий потребностям бизнеса (программа, документ, сервис). Руководитель и его единомышленники действуют в соответствии с начальными и конечными требованиями и руководствуются технологией, позволяющей взаимодействовать с клиентом и другими участниками процесса, постепенно сдавая результат работы.
Скачать СКРАМ-систему можно по ссылке:
В команде существуют основные роли («свиньи»):
1.Владелец продукта
Представляет заинтересованную сторону и голос клиента. Его роль заключается в умении довести приоритеты, взаимодействии с членами команды.
2.Мастер
Организует совещания, наблюдает за выполнением условий скрама, решает спорные вопросы, защищает команду от отвлекающих факторов, несет ответственность за хранение и выдачу инвентаря. В его чемодане фасилитатора (человек обеспечивающий групповую коммуникацию) есть коробочки для карточек, маркеров, сами маркеры, стикеры, карточки, липкая лента, булавки.
3.Команда
Состоит из 5-9 специалистов разных направлений, разрабатывающих реально действующий проект в сжатые сроки. Отвечает за результат.
Есть еще и дополнительные роли, условно причисляемые к «курам» – пользователи и стекхолдеры (инициаторы проекта – заказчики). Их вовлекают в работу только на обзорном совещании по спринту.
Как работает Trello
Эта система направлена на эффективную организацию работы по японскому принципу доски канбан – инструмента управления целями и личной эффективностью. Доску разделяют на столбцы, соответствующие этапам работы, и клеят на нее стикеры с прописанными задачами – в соответствующий этапу столбец. Канбан применяют при планировании личных проектов, также им широко пользуются в компании «Тойота».
В современной интерпретации доски заменены приложениями, имеющими подобный принцип работы со столбцами-этапами и задачами на карточках. Таковым является Трелло.
Скачать программу можете по ссылке:
Основные достоинства Трелло:
- простой и понятный интерфейс;
- бесплатный доступ;
- удобство в использовании;
- возможность интеграции с другими онлайн-инструментами.
Этот максимально простой инструмент легко внедряется в рабочий процесс благодаря быстрой адаптации среди сотрудников команды. Его интерфейс повторяет внешний вид доски канбан.
Задачи указывают на карточках и подразделяются на запланированные, текущие и выполненные. Каждую из «досок» выделяют под конкретные рабочие процессы.
В программе можно работать онлайн или скачав ее на свой компьютер или смартфон и пользуясь даже в дороге. Можно сказать: программа работает даже в кармане.
Трелло комфортна для работы небольшой командой. Но есть примеры, когда выстроенная в Трелло структура фирмы позволила эффективно выполнять задачи коллективу в 50 и более человек.
Инструмент можно применять как дневник, личный и коллективный органайзер, список. Принцип построения списков и карточек на досках каждый выбирает на свое усмотрение. Программу используют как в личных целях, так и в предпринимательской деятельности.
Структура Trello:
- доска (разделенный на список рабочий экран);
- список (вертикальный ряд для содержания карточек);
- карточка (форма для описания задач).
Карточки можно передвигать внутри одного списка или между списками и досками, списки тоже разрешено перемещать. За выполнение каждой задачи можно назначить ответственного. Оформление, настройка и управление функциями могут быть разнообразными. Например, карточка может выглядеть как обычное описание задачи и как сложный документ с вложениями списков, чек-листов, меток, сроков. Карточку можно переименовывать, заполнять описаниями, редактировать, добавлять метки и участников, комментарии, копировать, архивировать.
Также их можно распечатать, делиться ссылкой на нее, удалить навсегда. В пометке к каждой задаче указано, кто совершал над ней действия и какие (есть история действий).
Списки тоже можно видоизменять – копировать, передвигать, сортировать, добавлять в архив. Доски бывают с разными уровнями доступа – приватные, командные и публичные.
Закрытые элементы хранятся в архиве, откуда их в любое время можно восстановить на прежнее место или удалить безвозвратно. Каждый пользователь может создавать любое количество задач, списков и даже досок, добавлять неограниченное число участников.
Дополнительные возможности
Система имеет дополнительные важные особенности, позволяющие работать с большим комфортом:
- Встроенную поисковую систему с памятью на запросы.
- Возможность создания персональных и бизнес-команд. Подписавшись на бизнес-версию, пользователь получает доступ к более гибкой конфиденциальности и дополнительным инструментам администратора.
- Сохранение подробных логов всех изменений и действий, совершенных участниками команды. Специальное меню открывается путем нажатия на папку с иконкой-колокольчиком. Оповещения о совершаемых изменениях можно перенаправить на собственную почту или непосредственно на рабочий стол гаджета.
- Наличие удобного фильтра для карточек. Каждую из них можно пометить отдельным цветом, есть режим и для дальтоников.
- Возможность быстрого доступа к доске, карточке по ссылке, отправленной другому пользователю. Карточки можно создавать, перетаскивая гиперссылки из браузера или с компьютера.
Программа Трелло постоянно совершенствуется и улучшается. Все изменения делятся на категории. В платной версии программы имеется масса улучшений для каждой доски.
Удобства пользователей
Такая продвинутая система, как Trello, не может не иметь дополнительных «бонусов», делающих работу с ней еще удобнее и приятнее. Например, есть функция использования «горячих клавиш», ускоряющих навигацию.
Добавив себя в участники ко всем важным задачам, пользователь получит возможность быть в курсе всех изменений благодаря сообщениям на почту и может контролировать весь процесс.
Следует внимательно изучить такие улучшения, как «Поля пользователя», «Календарь», «Старение», «Голосование», чтобы работа с программой стала более комфортной.
Для хранения данных можно пользоваться обычными доступными сервисами – гугл диском, облачным хранилищем и другими виртуальными боксами. При этом все нужные для проекта файловые документы будут всегда в доступе.
Заключение
Программа Trello – одна из самых доступных и удобных современных управленческих систем на сегодня. Ее главные плюсы – возможность одновременно контролировать выполнение разных задач на одном экране, комфортная интеграция с другими инструментами.
