Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра используется для правильного распределения задач по мере их важности. Применяется для краткосрочного и долгосрочного планирования

Как узнать какие дела важные, какие нет? Матрица Эйзенхауэра поможет

Деловому человеку зачастую не хватает 24 часов, чтобы справиться с поставленными задачами. Незавершенная вчера работа переходит на сегодняшний день, а сегодняшняя – на завтрашний, накапливаясь, как снежный ком. Умение управлять временем лежит в основе матрицы Эйзенхауэра

Талант все успевать

Американский президент Дуайт Эйзенхауэр поражал своих современников высокой производительностью труда. За короткое время он успевал сделать много дел, и на протяжении долгих лет темп его деятельности не снижался.

Как узнать какие дела важные, какие нет? Матрица Эйзенхауэра поможет

Генерал армии, который руководил войсками США во Второй мировой войне, участник разработок наступлений в Африке, Германии, Франции, человек, прекративший войну во Вьетнаме, а также президент Колумбийского университета, главнокомандующий НАТО – все это о нем. Кроме того, Эйзенхауэр находил время и успевал играть в гольф и профессионально рисовать – многим коллегам по Белому дому он подарил их портреты, написанные им собственноручно.

Секрет его высокой производительности заключался в им же изобретенной методике, впоследствии получившей название «матрицы Эйзенхауэра». Ею стали руководствоваться люди во всем мире, для которых важны тайм-менеджмент и управление задачами.

Принцип действия

Он заключается в расстановке приоритетов при планировании работы. Все дела распределяются по четырем категориям:

  • срочные и важные;
  • важные и несрочные;
  • неважные и срочные;
  • неважные и несрочные.

Эти категории, или квадранты, изображают в виде разделенного на четыре сектора квадрата, в каждый из которых вписывают задачи согласно приоритетности. Самая важная мозговая деятельность совершается тогда, когда пользователь матрицы решает, какие дела нужно сделать в первую очередь, а какие – позже.

Все задачи условно обозначают латинской D.

  1. Первый сектор включают задачи, требующие немедленного решения (их обозначают как Do – делай (сам)!).
  2. Второй – дела, которые должны быть выполнены, но их можно отложить на некоторое время (Decide – решай!).
  3. Третий – задачи, обязательные к выполнению, но которые можно переложить на другого (Delegate – делегируй!).
  4. Четвертый – дела, которые можно проигнорировать (Delete – избавляйся!).
Как узнать какие дела важные, какие нет? Матрица Эйзенхауэра поможет

Отличие срочных дел от важных

Эйзенхауэр утверждал, что важное редко бывает срочным, а срочное зачастую оказывается неважным. Эта истина подтверждается тем, что есть вещи, на которые приходится реагировать немедленно – письма, присланные по e-mail, телефонные звонки, возникающие вопросы и проблемы руководителей и клиентов. Как правило, их задают люди, не желающие искать ответы самостоятельно и отвлекающие вас своими вопросами.

К важным можно отнести задачи, надолго определяющие наши цели и стремления. Практика показывает, что большинство из нас тратят много времени впустую, выполняя работу, не оказывающую существенного влияния на нашу жизнь. Поэтому такую работу можно считать несрочной и неважной. Эти дела можно просто удалять, то есть не вести пустых разговоров, игнорировать письма и звонки, которые ничего не значат.

Потратив впустую четверть рабочего часа, вы позже потеряете четверть часа личного времени

То есть матрица Эйзенхауэра предлагает перед началом планирования определить задачи, которые не нужно выполнять.

Как узнать какие дела важные, какие нет? Матрица Эйзенхауэра поможет

Заполнение квадрантов

Итак, в первом секторе нужно вписать задачи, которые крайне важны и не терпят отлагательств. То есть перенести их на завтра невозможно. К ним относятся сферы семьи, карьеры, здоровья и безопасности.

1.Срочные и важные дела

  • поход к доктору;
  • срочный звонок клиенту;
  • сдача экзамена или отчета.

Невыполнение данных задач отдалит вас от долгосрочных целей в жизни.

Как узнать какие дела важные, какие нет? Матрица Эйзенхауэра поможет

Второй сектор включает необходимые, но не срочные мероприятия, которые нужно обязательно выполнить, но можно отложить, если есть более важные дела.

2.Несрочные и важные дела

  • сдать написанную работу (например, до понедельника);
  • сходить в спортзал;
  • запланировать новый проект.

3.Срочные и неважные дела

  • поздравление с днем рождения;
  • незапланированный визит гостей;
  • навязанная встреча, от которой невозможно отказаться.

Если какое-то из указанных мероприятий можно переложить на другого, сделайте это непременно.

4.Несрочные и неважные дела

Четвертый квадрант заполняют совсем неприятной категорией дел, но ими хочется заниматься:

  • чтение глянца;
  • компьютерные игры;
  • интернет-серфинг;
  • лежание перед телевизором.

Устав, многие начинают нерационально тратить время. Это ошибка. Отдых должен быть качественным.

Как узнать какие дела важные, какие нет? Матрица Эйзенхауэра поможет

Анализ результатов

Выписав из своего еженедельника однодневный план, распределите задачи по секторам, чтобы подытожить, что сделано, какие проблемы решены, с кем прошли встречи, а кто откровенно мешал работать. Теперь необходимо обратить внимание, в каком квадранте больше всего записей.

Если в первом (1), то не вы управляете своей жизнью, а сроки и даты. Возможно, вы тянули до последнего, чтобы уложиться в срок, или задачи из второго сектора превратились в сверхсрочные, так как вы не успели их выполнить? Неправильно расставленные приоритеты, неумение делегировать обязанности, недоверие к подчиненным приводят к тому, что человек все делает сам и не видит своего будущего. В такой ситуации он находится в постоянном стрессе, что в итоге приведет к потере друзей, отсутствию времени на отдых и проблемам со здоровьем.

Если наиболее заполнен делами второй (2) квадрант, вас можно поздравить. Вы научились концентрироваться на важном, имеете свое мнение, наладили неплохие отношения с коллегами, и вам есть на кого положиться.

Третий (3) квадрант, который просто распирает от записей, говорит о том, что вами «затыкают все дыры». Вы выполняете самую скучную и рутинную работу, результаты которой не важны. Вы сами признаетесь, что выполняете неважные задачи, у вас нет никаких четких планов ни на сегодняшний день, ни на завтрашний. Если вам придется менять работу, вряд ли начальник отпустит вас со слезами на глазах.

Множество пометок в четвертом (4) квадранте не требует комментариев. Вы просто приходите на работу и тратите время на лазание в Интернете, пустые разговоры и чаепития. За что вам платят зарплату? У вас никаких перспектив.

Пересмотреть приоритеты

Для профессионального перспективного работника важно развитие. Поэтому необходимо пересмотреть свои повседневные занятия, если второй сектор заполнен недостаточно, а первый, третий или четвертый – с избытком. Часть дел из первого сектора можно перенести во второй, переложив часть обязанностей на коллегу, заместителя, дублера (которого нужно воспитывать для себя, если его нет), чтобы при необходимости он мог вас заменить.

Если полно дел в третьем квадранте, следует заострить внимание на втором, став незаменимым и нужным сотрудником, которому шеф не побоится дать ответственное поручение. Кризис нужно преодолевать, чтобы не оказаться в плачевном состоянии. Ведь люди, стремящиеся к успеху, избегают дел, описанных в квадрантах 2 и 4.

Заключение

Как узнать какие дела важные, какие нет? Матрица Эйзенхауэра поможет

Освоив матрицу Эйзенхауэра, можно научиться рационально использовать время, чтобы повысить производительность труда. Вы сможете не только успевать сделать все запланированное, но и выкраивать время на отдых и в итоге добьетесь достижения поставленных целей.

Для удобства заполнения таблицы прямо в электронном виде вам поможет таблица в формате ворд.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.